考研档案是研究生录取的核心材料，处理不当可能导致无法入学。档案处理需根据“是否录取”“是否应届生”“是否在职”等不同情况分类操作，以下从“备考阶段准备”“录取后调档”“未录取处理”三方面拆解实操步骤，附避坑要点。
一、备考阶段：提前明确档案存放地
1. 应届生：档案默认存放在本科学校
现状：应届生档案由学校统一管理(存于校档案馆或学生处)，无需额外操作。
关键提醒：
毕业前若考研失利，档案会按“未就业毕业生”流向处理(转回户籍地人社局/人才市场，或保留在学校2年)，需在毕业前确认学校档案转递政策(可咨询辅导员或就业指导中心)。
若毕业当年考上研究生，直接由本科学校向目标院校邮寄档案，无需个人经手。
2. 往届生：档案可能在3类地点，需提前查询
户籍地人才市场/人社局：
适用人群：毕业后未就业，档案从学校转回户籍地(最常见情况)。
查询方式：拨打户籍地“XX市人才服务中心”电话(可通过12345政务服务热线转接)，提供姓名+身份证号查询档案编号及存放地址。
工作单位(仅国企/事业单位)：
若就职于国企、公务员、事业单位，档案可能由单位人事部保管(私企、外企无权保管档案，档案通常在人才市场)。
本科学校(毕业未满2年)：
部分学校允许毕业2年内未就业学生暂存档案，需在毕业时办理“档案留校申请”，逾期未处理会自动转回户籍地。
二、录取后调档：3类情况操作指南
1. 应届生调档：学校间直接对接，零操作但需核对信息
流程：
① 目标院校发放《调档函》(电子版/纸质版，含调档单位名称、地址、联系方式);
② 考生将《调档函》交本科学校档案馆/就业办，学校审核后通过“机要通道”邮寄(不可个人自带，档案密封条破损会被拒收);
③ 目标院校收到档案后，会在研招网或录取系统更新“档案已到”状态。
避坑点：
确认《调档函》信息无误：重点核对“调档单位名称”(需精确到学院，如“XX大学XX学院研究生招生办公室”)，避免因名称模糊导致档案邮寄延误。
2. 往届生调档：分“个人办理”和“线上申请”两种方式
户籍地人才市场调档：
① 携带《调档函》原件、身份证、毕业证到档案存放地办理;
② 填写《档案转递申请表》，选择“机要邮寄”(部分城市支持“EMS标准快递”，需确认目标院校是否接受);
③ 保留“档案转递回执单”，若1个月后目标院校未收到档案，可凭回执单查询物流。
线上调档(部分城市支持)：
通过“XX市人才服务网”或“支付宝/微信政务服务平台”提交调档申请，上传《调档函》扫描件，审核通过后由人才市场直接邮寄(节省线下跑腿时间)。
3. 在职考生调档：需注意“解除劳动合同”与“档案材料完整性”
若辞职考研：
调档流程同往届生，但需额外提供“离职证明”(部分人才市场要求)，确保档案中“工作经历”材料完整(含劳动合同、离职证明等)。
若在职考研(非定向)：
非定向研究生需将档案转入学校，需与单位协商离职(单位无权扣押档案，《劳动合同法》第50条明确规定“用人单位应在解除劳动合同时出具解除证明，并在15日内办理档案转移”)。
若在职考研(定向)：
定向培养研究生(如“少数民族骨干计划”“单位委培”)无需调档，档案仍存放在原单位，需签订《定向培养协议》。
三、未录取/调剂情况：档案处理2大方向
1. 未考上研究生：档案转回户籍地或按原计划处理
应届生：毕业时若未录取，档案按“未就业”流程转回户籍地人才市场(无需个人操作，学校统一办理)，或申请“档案留校2年”(期间可随时办理转出)。
往届生：若从人才市场/单位调出档案但未录取，需及时将档案转回原存放地(档案不可个人长期持有，超过3个月可能变成“死档”)。
2. 调剂成功：需重新办理调档手续
流程：
① 原一志愿院校若已调档，需联系其研究生院申请“档案退回”(说明调剂情况，提供调剂院校《调档函》);
② 档案退回后，按调剂院校要求重新办理调档(流程同前述“录取后调档”)。
注意：
调剂调档时间通常较紧张(部分院校要求7天内完成)，需提前与原档案存放地沟通加急办理。
四、关键提醒：档案处理的“红线”与常见误区
严禁个人自带档案：
档案需通过“机要通道”或“EMS标准快递”邮寄，个人自带档案会被目标院校拒收(档案密封条破损即失去效力)。
及时确认档案状态：
调档后1个月内，通过目标院校研招办电话或系统查询档案是否到达，避免因物流延误影响录取(每年约3%考生因档案未到错过入学)。
“死档”激活方法：
若档案长期存放个人手中导致“死档”，需携带档案到户籍地人才市场，提交“未就业证明”“学历认证报告”等材料，经审核后可重新存档。
档案处理虽流程繁琐，但核心是“明确存放地—按调档函要求操作—及时跟踪状态”。建议备考期间提前查询档案存放信息，录取后第一时间办理调档手续，避免因档案问题影响研究生入学。